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A continuación, se presenta 10 acciones concretas para optimizar y reducir su inventario. A veces pueden parecer obvios, pero en la práctica, pocas empresas los aplican.

1) ESTABLECER KPI DE LA CADENA DE SUMINISTRO

No puedes mejorar sin medir tu desempeño. La implementación de KPI compartidos en toda la empresa es esencial para optimizar la gestión de su inventario. Sin embargo, tenga cuidado: demasiados KPI’s pueden hacer que su animación sea demasiado compleja.

Se recomienda 2 KPI principales:

A. Tasa de disponibilidad del cliente en porcentaje (%):

La prioridad sigue siendo satisfacer las necesidades de los clientes lo antes posible. Se trata entonces de saber qué está disponible para el cliente (en tienda, almacén…) y conocer su tasa de disponibilidad.

Ejemplo: tengo 100 productos en mi catálogo, solo 80 están disponibles para mis clientes, por lo que tengo una disponibilidad de 80/100 = 80%.

Este cálculo se realiza en un tiempo T. A partir de entonces, podrá realizar promedios diarios. Este cálculo solo se realiza sobre las referencias activas en el catálogo, no sobre las referencias descontinuadas o nuevos productos aún no en stock.

Si no tiene acceso a las existencias en sus tiendas, puede utilizar la Tarifa de servicio que se usa ampliamente en la industria.

Ejemplo: recibo un pedido de 100 cantidades, puedo entregar 70 cantidades, por lo que mi tasa de servicio será del 70%.

B. Rotación de existencias o cobertura de existencias:

Este es el número medio de días que tarda el stock en agotarse. Este cálculo debe realizarse durante las últimas 52 semanas para tener un KPI confiable que tenga en cuenta las fluctuaciones estacionales. Cuanto menor sea el valor, más rápido girará su stock, por lo que su rotación es eficiente.

Ejemplo: si su stock promedio en 2016 es de $ 1,000,000 y sus ventas diarias promedio son de $ 5,000, entonces la vida útil de su inventario = 1,000,000 / 5,000 = 200 días.

Es importante calcular este KPI en valor, ya que grandes cantidades de productos pueden tener un impacto significativo en el total. Su activo financiero está en valor, no en cantidad.

Su objetivo será encontrar el equilibrio adecuado entre la disponibilidad del cliente y la rotación de existencias. Este es el desafío para cualquier empresa que desee optimizar su gestión de suministros e inventarios.

2) ANÁLISIS ABC

La clasificación ABC implica ingresar todas sus referencias en un solo archivo de administración de inventario de Excel, incluido el stock actual en valor y cantidad, así como las ventas de las últimas 52 semanas, 26 semanas, 4 semanas y finalmente las de la última semana.

Ahora puede analizar sus referencias en orden decreciente de ventas y luego en orden decreciente de stock. Es probable que la distribución de sus ventas muestre un análisis PARETO. A continuación, puede clasificar sus productos en 3 categorías:

  • El 5% de sus referencias representan el 40% de las ventas: CÓDIGO A.
  • El 20% de sus referencias representan el 80% de las ventas: CÓDIGO B (A + B = 20%).
  • El 80% de sus referencias representan el 20% de las ventas: CÓDIGO C.

 

 

Lo mismo se aplica al stock, muy a menudo se observa la misma distribución.

  • El 5% de sus referencias representan el 40% del stock.
  • El 20% de sus referencias representan el 80% del stock.
  • El 80% de sus referencias representan el 20% del stock.

El objetivo ahora es analizar las principales referencias en términos de stock y dedicar la mayor parte de su tiempo y energía a él.

En primer lugar, debemos estudiar el 5/40 (es decir, el 5% que constituye el 40% del stock). Si las referencias de stock 5/40 no forman parte de las ventas 5/40 (CÓDIGO A), o peor aún, no forman parte de las ventas 20/80 (CÓDIGO A+B), entonces es urgente actuar sobre estas referencias para reducir su stock.

3) LIMPIAR LAS EXISTENCIAS OBSOLETAS

En el archivo presentado anteriormente, se trata de identificar todas tus referencias que no se han vendido o que se han vendido muy poco en los últimos 6 meses. Estas referencias ya no tienen mucho que ver en su empresa y en sus registros de existencias. Solo ocupan espacio y te penalizan económicamente.

3 soluciones: 

  • Promoción
  • Donación
  • Destrucción

4) REDUCIR EL NÚMERO DE REFERENCIAS

Esto parece obvio, pero pocas empresas cuestionan su catálogo de productos con un análisis de costos de ventas versus inventario.

Vuelva a tomar aquí su lista de Excel de gestión de inventario y examine sus bajas ventas 80/20 (código C) para ver si es posible eliminar algunas de forma permanente, o mantener solo las referencias llamadas » sin venta / sin stock «, es decir, referencias a ordenar solo cuando tenga un cliente que lo solicite.

Apple es uno de los mejores ejemplos del mundo. Esta empresa ha logrado mantener un número extremadamente reducido de referencias a pesar de cientos de miles de millones de dólares en ventas. Esta es una de sus mayores fortalezas, ofreciendo el máximo valor en muy pocos productos. También es claramente más fácil administrar el inventario para Apple que su competidor Samsung, por ejemplo.

5) ACEPTE AGOTAMIENTO EN VENTAS BAJAS

Garantizar una disponibilidad del 100% para sus clientes requeriría un stock infinito. Es, por tanto, necesario acordar reducir el stock en el 80/20 a la venta (CÓDIGO C).

Por ejemplo, si estás a cargo de un supermercado, es fundamental tener un 100% de disponibilidad en papel higiénico. Por otro lado, tus clientes serán menos exigentes con la disponibilidad en el estante textil si te quedas sin stock de una camiseta rosa de talla XXS.

Si trabaja con un reabastecimiento automático o Excel, simplemente reduzca la cobertura de stock de su código C, que no es estratégico en términos de ventas. La cobertura es una cantidad de días de stock que desea tener en su almacén, fábrica o tienda.

Simplificar:

También puede reducir su cobertura de stock en productos con baja incertidumbre de ventas, es decir, los productos que siempre se venden en cantidades estables son predecibles. El riesgo de escasez de existencias es menor para este tipo de producto.

6) MEJORE LAS PREVISIONES DE VENTAS Y COMPRAS

Un pronóstico de ventas perfecto es imposible. Pero dedicar tiempo a sus pronósticos desde el principio es esencial y le permitirá ahorrar tiempo y dinero más adelante. Una vez más, enfóquese principalmente en referencias de alta venta CÓDIGO A, B y con mucho stock en valor.

Otro punto que a menudo se pasa por alto es el cálculo del pedido inicial, es decir, el primer pedido que realiza a su proveedor de un nuevo producto. Los próximos pedidos serán pedidos de reabastecimiento.

El pedido de instalación puede representar del 20% al 100% del stock total. Por tanto, es fundamental no sobre abastecerse desde el principio tomándose el tiempo necesario para analizar cuántos días de stock desea tener en cobertura. Cuanto menor sea el tiempo de entrega del proveedor, menor debe ser el stock de instalación, ya que el reabastecimiento le permite ajustar el nivel de stock rápidamente.

7) REDUZCA SU MOQ (CANTIDAD MÍNIMA DE PEDIDO)

Quiere pedir 100 piezas, pero el proveedor solo puede entregar en grupos de 1000 piezas. Esto se denomina Cantidad mínima de pedido. Puede tener un impacto significativo en su inventario.

Por ejemplo, uno de mis proveedores de bebidas energéticas me impuso un MOQ de 50.000 botellas por pedido, lo que representó más de 6 meses de ventas en determinadas referencias, lo que no era aceptable para nuestro almacén y flujo de caja.

Para identificar sus principales problemas:

  • Agregue una columna de «pedido mínimo» a su archivo de Excel de administración de inventario
  • Divida su MOQ por su venta diaria promedio. Cuanto mayor sea el número de días de stock obtenido, más probabilidades habrá de que afecte su exceso de stock.

Por ejemplo, su proveedor requiere que pida al menos 1000 pares de zapatos en la talla X y su venta promedio en la talla X es de solo 10 por día. Por lo tanto, tiene automáticamente un mínimo de 100 días de stock en cada pedido, sin mencionar el hecho de que no tendrá que esperar hasta que se agote el stock para volver a realizar el pedido.

3 posibles soluciones para reducir el impacto de sus pedidos mínimos:

  1. Negociar con el proveedor
  2. Cambiar de proveedor
  3. Reemplazar / quitar producto

8) REDUZCA LOS PLAZOS DE ENTREGA DE SU PROVEEDOR

Su nivel de existencias depende mucho de los plazos de entrega de su suministro. Si realiza un pedido de su país de origen a un proveedor chino, tendrá que realizar un pedido mucho mayor para llenar su contenedor, optimizar los costos en comparación con un pedido regular de un proveedor local/regional.

Por lo tanto, cuanto más reduzca la entrega del proveedor, más reducirá el stock. Una vez más, concéntrese en su stock 20/80.

3 soluciones:

  1. Negociar con el proveedor
  2. Cambiar de proveedor
  3. Reemplazar / quitar producto

9) CENTRALICE SU INVENTARIO

Si tiene varios niveles de stock (es decir, almacenes, tiendas, fábricas …), es natural que desee poner el stock en todos los niveles. En realidad, esto es un error, especialmente para ventas bajas.

Por lo tanto, le recomiendo encarecidamente que centralice tantas referencias como sea posible en un solo nivel de stock. Esto no se aplica a las ventas elevadas y los productos voluminosos que son muy costosos de transportar.

Tenga cuidado, es fácil estimar el “costo de transporte” ahorrado, mucho menos el costo de inventario, que incluye costos financieros, logísticos, de productividad, promoción, destrucción u otros. Siempre se debe pensar en términos de costos totales.

10) AUTOMATICE SU REPOSICIÓN

El “miedo a perderse” es una característica natural del ser humano y, por tanto, siempre tenderá a sobreestimar sus necesidades.

Si procesa su gestión de inventario manualmente, se recomienda encarecidamente que automatice su reabastecimiento en su Excel de gestión de inventario o en un software de gestión de inventario tipo ERP.

Solo administrará ciertos parámetros por excepción y el software de administración hará el resto.

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