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🔎 El propósito de los inventarios

Los beneficios de un inventario adecuadamente administrado son siempre superiores al costo de mantenerlo. La disponibilidad del ítem correcto en el momento correcto y en el lugar correcto contribuye a los objetivos de la organización de servicio al cliente, productividad y rentabilidad.

El inventario incluye todos aquellos bienes y materiales que se utilizan en los procesos de producción y de distribución. Son parte del inventario de una empresa las materias primas, los componentes y partes, los sub-ensambles, los productos terminados y todos los suministros necesarios para su producción y distribución.

 

¿Cuáles son los costos de los inventarios?

Los inventarios inutilizan capital, usan espacio físico para su almacenamiento, deben ser movidos y acomodados, se deterioran, a veces se hacen obsoletos, en algunos países su mantenimiento genera impuestos, requieren seguros, suelen ser robados y a veces se pierden. Además, el inventario en general compensa las ineficiencias de las gerencias, incluyendo malos pronósticos, programaciones desprolijas y poca atención a los procesos de set-up (puesta en marcha) y de compras. En otras palabras, mantener inventarios esconde ineficiencias permitiendo que los gerentes las ignoren. En esos casos el inventario aumenta los costos de la empresa sin contribuir a aumentar las ganancias. No importa adónde figure en el balance, el inventario es siempre una carga, y la situación empeora aún más cuando la empresa tiene inventario de los productos equivocados.

 

¿Por qué mantener inventario?

Los beneficios de un inventario bien administrado siempre superan a los costos de mantenerlo.

  • La ausencia del inventario adecuado puede detener el proceso productivo.

  • La falta de algún componente puede interrumpir una línea de ensamble dejando productos

  • incompletos.

  • Una maquinaria muy cara puede quedar fuera de uso por la falta de algún repuesto.

  • Un paciente puede morir por falta de plasma.

  • El proceso de aprendizaje de los alumnos se puede ver perturbado por la falta de libros adecuados en la biblioteca.

Y en muchos casos, si el producto que quieren no está disponible inmediatamente, los clientes pueden irritarse y llevar su negocio a otra parte. La disponibilidad del ítem correcto en el lugar correcto en el momento correcto permite que la organización alcance sus objetivos de servicio al cliente y de rentabilidad. Pueden diferir las medidas de performance de empresa a empresa, pero todas necesitan administrar adecuadamente sus inventarios.

 

Los sistemas de administración de inventarios

Los objetivos, políticas y decisiones de inventarios deben ser consistentes con los objetivos generales de la organización, y a su vez con los objetivos de marketing, de finanzas y de producción. Las decisiones de inventarios se entremezclan con las decisiones de planeamiento de la capacidad y con las fases de ejecución y control de las operaciones.

Por ejemplo
El tamaño de la planta de producción y el planeamiento acorde determinan el inventario necesario para cubrir una temporada pico. El tipo de proceso (líneas, talleres, etc) afectan al inventario de productos en proceso. Las decisiones con respecto a los métodos de distribución y el número de depósitos afectan al inventario de productos terminados. La administración del inventario de cada ítem individual incluye los principios, conceptos y técnicas de decidir qué pedir, cuánto pedir, cuándo se necesita, cuándo pedirlo, y cómo y adónde almacenarlo.

Las decisiones a cada uno de estos niveles deben ser consistentes con las decisiones en todos los demás y deben apoyar los objetivos de la organización en dos puntos:

Definir y alcanzar los niveles deseados de servicio al cliente

Lograr los objetivos de inversión en inventarios

Un sistema de administración de inventarios es un grupo de procedimientos que permiten cumplir con los planes establecidos. Estos sistemas incluyen un paquete de reglas y guías para la toma de decisiones en distintas situaciones. Usan su capacidad de procesamiento de información para determinar la naturaleza de diferentes situaciones a medida que éstas aparecen en el horizonte de planeamiento. Usando las variables de decisión, el sistema toma decisiones en forma automática basándose en modelos explícitos. En otras situaciones menos estructuradas, el sistema da información al usuario requiriendo la participación humana.

¿Por dónde comenzar?

  • ¿Debemos comenzar con el cálculo de las EOQ (Economic order quantities)?

  • ¿Debemos comenzar con la compra de una computadora y un paquete de software ERP?

  • ¿Debemos comenzar contratando a un consultor?

  • Cada una de estas decisiones puede causar más daño que beneficio si no se realiza un análisis previo adecuado.

El gerente a cargo de los inventarios debe comenzar por determinar los límites, la magnitud y la composición del inventario total de la organización para poder tomar decisiones que sean racionales en términos de los objetivos de la organización y de la naturaleza de cada situación presentada. El punto es que no hay un modelo de inventario, ni grupo de reglas de decisión, ni sistema administrativo que sea apropiado para todas las situaciones, ni siquiera para todas las situaciones dentro de la misma empresa. El siguiente gráfico muestra un diagrama de flujo útil para el desarrollo de un sistema de administración de inventario adecuado a la organización.

 

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